Заседание круглого стола «Сохраняя прошлое во имя будущего

(оцифровка архивных документов: направления и проблемы реализации)»

видеоконференция, г. Пенза 20 октября 2021 г.

Оцифровка архивных документов Государственного архива

Мурманской области в г. Кировске. Из опыта работы

Докладчик: Коробицина Марина Владимировна

С 2012 года одним из важных направлений в деятельности архива является оцифровка архивных документов. Особенностью проведения работы по оцифровке является то, что оцифровку проводит сторонняя организация и заключает контракты с ней не наш архив. Всю работу по организации оцифровки документов берет на себя орган управления в сфере архивного дела Мурманской области (с 2012 г. – отдел архивов Комитета по развитию информационных технологий и связи Мурманской области, с 2020 г. – отдел культурного наследия и архивного дела Министерства культуры Мурманской области). Нами осуществляется только техническая работа по подготовке документов к оцифровке и транспортировка их в г. Мурманск, в государственный архив Мурманской области.

Работа по оцифровке проводится на плановой основе и включена в государственную программу РФ «Информационное общество (2011-2020)», с 2021 г. – «Развитие культуры (2021-2023)».

В конце 2012 года в нашем архиве была установлена автоматизированная информационная система документов Архивного фонда Мурманской области (сокращенно – АИС ДАФ МО). С этого же года началась работа по оцифровке документов. В первую очередь, в 2012 году были оцифрованы и включены в АИС архивные описи  дел.

Работу по оцифровке и включению документов в АИС осуществляют специалисты Московской корпорации ЭЛАР. Это специализированное предприятие по созданию, комплексному оснащению и наполнению электронных архивов известно многим архивам Российской Федерации.

В начале 2013 года нами был составлен перспективный план оцифровки документов. Работой по подготовке документов к оцифровке в архиве занимается отдел обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (сокращенно ОСГУАД). Данный вид работы ежегодно включается  в планы работы сотрудников этого отдела.

Основными критериями отбора документов к оцифровке являются:

- особо ценные документы. Они были в первую очередь оцифрованы в 2014 году общим количеством 293 ед.хр.;

- востребованные документы. Была проведена работа по выявлению таких документов. Наиболее востребованными являются документы органов государственной власти, которые были оцифрованы в 2014, 2016, 2018 годах общим объемом более 13 тысяч ед.хр. Следующими по степени востребованности являются документы промышленных предприятий, в 2020 году часть таких документов уже оцифрована общим объемом более 1000 ед.хр.

Кроме того, одним из критериев для отбора дел к оцифровке являются документы в неудовлетворительном физическом состоянии и с угрозой утраты информации.

В 2020 году по поручению Президента Российской Федерации к 75-летию со Дня Победы в Великой Отечественной войне были подготовлены и оцифрованы архивные документы отделов органов государственной власти, предприятий и организаций за 1941-1945 годы общим объемом 652 ед.хр.

При подготовке дел к оцифровке особое внимание мы уделяем: проверке поисковых данных дела, полистному просмотру, нумерации оборотных листов, выявлению нестандартных листов; проверке физического состояния дела - разрывам листов, наличию затухающего и рукописного текстов, плотности бумаги. Также указывается необходимость расшивки дела, если часть информации «уходит» в корешок. Все сведения при подготовке  дел вносятся в лист-заверитель дела. На каждый фонд отдельно составляется перечень дел, отобранных для оцифровки, с указанием всех характеристик дел.

Дополнительным видом работы при подготовке дел к оцифровке является их транспортировка в Мурманский государственный областной архив. Перед транспортировкой дел специалисты отдела ОСГУАД упаковывают их в короба. На каждый короб наклеивается ярлык с поисковыми данными. Данные по упаковке дел вносятся в сводную таблицу для подсчёта объемов для перевозки. Также эти данные передаются специалистам Мурманского государственного архива, которые готовят стеллажи для размещения наших документов на время оцифровки с разметкой по каждому фонду. Документы передаются на время оцифровки по акту приема-передачи дел. Транспортировка архивных дел осуществляется подрядной организацией, груз сопровождает наш специалист. Большую помощь в размещении документов нашего архива и выдаче их для оцифровки специалистам корпорации ЭЛАР оказывают сотрудники Мурманского государственного архива.

В ходе проведения оцифровки дел специалисты нашего отдела неоднократно  ездят в командировки в Мурманский госархив на проверку и прием электронных образов документов от специалистов корпорации ЭЛАР.

Если оцифровка документов на бумажной основе проводится силами сторонней организации, то оцифровка фотодокументов и включение их в АИС осуществляется силами нашего архива. Ежегодно в плане ведущего инженера-программиста выделяется время на данный вид работы.

С оцифрованными документами, в основном, работают сотрудники архива и посетители читального зала. Оцифровка архивных документов позволила значительно уменьшить выдачу дел из архивохранилища сотрудникам и в читальный зал. Например, в 2015 году общая выдача дел составила более 29 тысяч ед.хр., а в 2020 году уже около 21 тысячи ед.хр. Это дало возможность заниматься другими видами работы в отделе.

Таким образом, на сегодняшний день за 4 года оцифровано более 15 тысяч единиц хранения документов на бумажной основе силами сторонней организации, что составляет 11% от всего объема управленческой документации на бумажной основе, хранящейся в архиве. Своими силами оцифровано более 12 тысяч фотодокументов, что составляет 77% от общего объема фотодокументов. В дальнейшем планируется продолжить работу по оцифровке архивных документов.